Руководитель собрания

Узнать роли и обязанности руководителя собрания 2021

Руководитель собрания

Лидер собрания – это сотрудник, который отвечает за планирование, организацию, управление деталями и приглашение участников на собрание. Он или она является сотрудником, ответственным за ход фактического собрания. Они принимают меры до, во время и после совещания, чтобы гарантировать, что собрание достигнет своих целей.

Кто возглавляет собрание?

Лидер встречи играет ключевую роль в успешном проведении встреч и команд.

Важным является сотрудник, который служит руководителем встречи. На некоторых встречах лидером является руководитель отдела, руководитель группы или лицо, назначенное старшим руководством для руководства инициативой. Эти сотрудники были отобраны на их руководящую роль из-за их воспринимаемых навыков в качестве менеджера или руководителя.

В другое время сотрудник может появиться как лидер естественно. Эти лидеры являются сотрудниками, которые другие сотрудники ищут и уважают. В других случаях команда может принять решение о ротации руководящей роли среди всех членов. Это позволяет всем членам команды продолжать развивать свои навыки в качестве лидеров встреч и в создании успешных встреч в целом.

Обязанности руководителя собрания

Ниже приведены основные обязанности лидера собрания.

  • Определяет цель, задачу или цель, которые должны быть выполнены. Это часто задание или часть описания должностных обязанностей лидера.
  • Решает, является ли собрание наилучшим способом для достижения цели или цели или достижения желаемого результата. Ответьте на вопрос: нужна ли встреча?
  • Определяет, кто должен помогать планировать встречу.
  • В команде или в качестве лидера она принимает решение по повестке дня собрания. (На текущих заседаниях эта задача выполняется в конце текущего собрания.)
  • Определяет дату, время и местоположение наиболее часто, используя общий организационный календарь.
  • Укладывает вместе предварительную работу, такую ​​как чтение, финансовая информация, история, связанные с ней собрания команд и т. Д.
  • Приглашает участников и распределяет задания и предварительную работу, позволяя как можно больше времени, чтобы участники приступили к встрече.
  • Обеспечивает, чтобы на собрании был рекордер или секундомер для документирования разбирательства и любых обязательств, действий или решений. Назначает хронометриста, когда это необходимо для упорядоченного проведения собрания.
  • Может использовать ледокол для разминки участников и создания условий, в которых участники встречи будут комфортно общаться друг с другом и обмениваться идеями и информацией.
  • Прибывает рано и возглавляет встречу, сохраняя ее на задаче, отслеживать и вовлекать всех участников, чтобы каждый чувствовал, что их присутствие имеет важное значение на встрече.Это гарантирует их участие в следующем совещании
  • Специи на собрании компании, чтобы участники не чувствовали себя скучно и скучно. Независимо от того, используете ли ледоколы, юмор или забавные примеры, никакая встреча не должна заканчиваться без смеха.
  • Обеспечивает назначение и обработку следующих шагов и действий.
  • Разбирает совещание и планирует повестку дня следующего совещания.
  • Последующие встречи между участниками, чтобы убедиться, что элементы действий находятся на пути, и предложить помощь и / или ресурсы, если у добровольца возникают проблемы.

Дополнительные роли руководства

Лидер собрания берет на себя эти обязанности, но также имеет роли, связанные с коммуникацией, отчетностью и работой по команде.

Каждый член команды или собрание, которое является межфункциональным, обязано информировать свой отдел или функцию о деятельности и ходе работы совещания или текущей команды. Они также несут ответственность за получение информации от коллег, которые не находятся в команде или на собрании. Не каждый сотрудник может присутствовать на каждой встрече.

https://www.youtube.com/watch?v=GGBaeDAXNaI

Лидер несет дополнительную ответственность за привлечение и информирование руководителей высшего звена посредством эффективной коммуникации и обратной связи.

Создание собственности у сотрудников за пределами команды или встречи, особенно руководителей организаций, гарантирует, что команда или собрание будут успешными в разработке, внедрении и интеграции своих решений или идей.

Если участник собрания неэффективно выступает на собрании, лидер несет ответственность за исправление поведения с помощью эффективных методов лидера собрания во время встречи и эффективного коучинга вне собрания. Участник собрания, который монополизирует встречу с его или ее мнениями или критикует других членов за их, должен быть исправлен до того, как человек саботирует успех собрания.

Эти действия необходимы до тех пор, пока участники собрания не достигнут уровня комфорта и зрелости, что позволяет им помогать лидеру, пробиваясь сами по себе, когда неэффективные события разворачиваются, а дисфункциональные члены прерывают ход.

Эффективный руководитель встречи не гарантирует успешного выполнения проекта или команды, но он или она является ключевым фактором, способствующим успешному осуществлению проектов, отделов, совещаний или команд.

Протокол встречи является эффективным вкладом в успешные встречи, когда протоколы надлежащим образом записываются и распространяются своевременно.

Источник: https://ru.routestofinance.com/learn-about-roles-and-responsibilities-of-meeting-leader

4 формата собраний: чек-лист для руководителей

Руководитель собрания

Консультант в области повышения эффективности руководителей и их команд Максим Имасс рассказал о 4 типах встреч, которые помогут добиться максимальной концентрации и результативности.

Читайте подробнее в колонке эксперта, чем отличается оперативное собрание для решения кризисных проблем от брейнстормов и неформальных встреч, а также как подготовиться к каждому типу планерки, чтобы получить максимальную результативность всех участников.

Для того, чтобы коммуникация была наиболее эффективной, я предлагаю ввести определенную классификацию, 4 типа «собраний» или «встреч» :

  • Оперативное собрание для решения конкретных оперативных вопросов
  • Инновационное собрание для решения вновь возникших проблем, а также кризисных и новых непонятных вопросов
  • Стратегическое собрание для решения вопросов планирования и развития бизнеса
  • Неформальное собрание, посвященное вопросам эмоционального состояния, получения обратной связи, а также развитию культуры компании

Данная классификация основана на фундаментальных исследованиях Юнга. Каждому типу собрания соответствует определенная работа нашей психики. Таким образом можно добиться максимальной концентрации и результативности.

Оперативное собрание

На оперативном собрании решаются текущие вопросы. Данные собрания необходимо проводить регулярно, они должны проходить быстро и четко. В результате такого собрания должны приниматься четкие и понятные решения, конкретные договоренности.

Цель: понимание общей картины, оперативной обстановки

Фокус: актуальная ситуация, конкретные цифры, факты, договоренности

Ведущий – руководитель: следит за временем, передает слово, задает вопросы на понимание

Участники: руководитель и его непосредственные подчиненные (не более 10-12 человек)

Регулярность: от одного раза в день до одного раза в неделю

Ключевые вопросы:

  • Что произошло за истекший период?
  • Какова актуальная ситуация?
  • Что планируется? Какие риски/ сложности/ пожелания/ предложения?

Приветствуется: чёткость, ясность, конкретика, лаконичность 
Запрещено: тянуть время, игнорировать факты, переводить тему

Ключевые правила собрания

  • Продолжительность от 15 до 30 минут
  • Высказывается/ отчитывается каждый
  • Говорить по одному
  • Время на выступление каждого не более 1-3 минут
  • Только факты и конкретика

Считается, что оперативное собрание прошло хорошо, если каждый из участников ушел с пониманием своих действий на следующий текущий период. Также хочется отметить, что такие собрания всегда организует руководитель для своей команды – он задает вопросы, команда отчитывается.

Инновационное собрание или мозговой штурм

Такое собрание призвано решать сложные нестандартные вопросы, связанные с разработкой чего-то нового. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда существует назревшая проблема или серьезный риск для компании. К этим собраниям необходимо серьезно готовиться, а иногда приглашать специалистов. В результате такого собрания должны появиться новые идеи, решения, предложения.

Цель: поиск нового, нестандартного решения для существующей проблемы или риска Фокус: новые идеи, подходы, технологии

Ведущий – фасилитатор: формирует креативную среду, инициирует высказывание смелых идей, поддерживает обсуждение, высказывает свои идеи в конце или вообще не высказывается, подводит итоги

Участники: руководители, сотрудники, которые имеют отношение к обозначенной проблеме, приглашённые эксперты (не более 4-6 человек)

Регулярность: произвольно, в зависимости от актуальности проблемы или риска

Ключевые вопросы:

  • В чем проблема/ риск?
  • Какие последствия проблемы/ риска?
  • Какие ограничения для решения данной ситуации?
  • Какие есть идеи по решению данной проблемы/ риска?

Приветствуется: нестандартность, новизна, «сумасшедшие» идеи 
Запрещено: критиковать, давать оценку, впадать в уныние, говорить о невозможности

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 30 до 120 минут
  • Любые идеи
  • Оценка и критика запрещены
  • Говорит тот, кто хочет/ готов. Можно молчать и не высказываться
  • Субординация отсутствует – все равны

Считается, что инновационное собрание прошло хорошо, если у участников появились новые идеи, которые их заряжают и вдохновляют. Подобные собрания может инициировать и организовывать любой сотрудник компании, если он видит серьезную проблему или риск. Важно, чтобы такая инициатива была услышана и поддержана руководством. Это избавит бизнес от множества проблем и их последствий.

Стратегическое собрание

Стратегическое собрание призвано формировать понимание перспективы развития бизнеса. Людям важно понимать будущие ориентиры, планировать свою жизнь. Данные собрания необходимо проводить тогда, когда появляются новые планы, ориентиры, перспективы.

К этим собраниям также необходимо серьезно готовиться. Часто для подготовки к стратегическому собранию необходимо провести несколько инновационных встреч. Также перед собранием необходимо разослать материал выступления всем участникам.

Результатом такого собрания является согласованная стратегия, план, направление развития, продукт или проект.

Цель: согласование и принятие нового направления развития

Фокус: планы на будущее, перспективы, возможности

Ведущий – модератор: представляет выступающего, следит за временем, управляет вопросами, подводит итоги

Участники: спонсоры (ключевые участники), а также коллеги и подчиненные выступающего. (количество не ограничено)

Регулярность: один раз за отчетный период

Ключевые вопросы:

  • Какая цель/ конечный результат/ KPI?
  • Какие проблемы это решит?
  • Какие новые технологии/ подходы применяются для реализации?
  • Какие этапы, продолжительность, риски, бюджет?
  • Команда?

Приветствуется: хорошая подготовка, соблюдение регламента, ясность и структурность, ответы на вопросы аудитории, готовность взять ответственность
Запрещено: перебивать выступающего, критиковать, предлагать что-то новое от себя

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 60 до 180 минут
  • Формат: выступление, вопросы аудитории, решение комиссии/ спонсоров
  • Присутствовать может любой желающий или приглашенный
  • Выступает один человек. Аудитория задает вопросы. Спонсоры принимают решение
  • Субординация и регламент строгий

Считается, что стратегическое собрание прошло хорошо, если проект/ предложение/ стратегия/ продукт были одобрены спонсорами и реализация принята к исполнению (выделен бюджет, назначен куратор, одобрена команда и т.д.) Также хочется отметить, что подобные собрания / защиты развивают системную работы в организации. А для бесперебойной работы системы важно, чтобы в ее работу было вовлечено наибольшее количество участников.

Неформальное собрание или сверка результатов

Неформальное собрание или встреча призваны «включать» людей в командную работу, а также инициировать их личное развитие. Людям важно, чтобы их слушали, слышали и понимали. Данные собрания или встречи необходимо проводить регулярно для того, чтобы не «потерять» своих сотрудников и избежать неприятных сюрпризов.

Актуальность таких собраний возрастает в условиях удаленной работы, когда некоторые люди начинают себя чувствовать «оторванными» или «брошенными». В таких ситуациях людям полезно осознать, что они не одни, что они важны. Результатом такого собрания является определенная атмосфера, состояние, отношение.

Иногда для оценки такой коммуникации используют показатель вовлеченности.

Цель: развитие отношений, командной работы, индивидуального развития

Фокус: конкретный человек/ команда, состояние

Ведущий – коуч: непосредственный руководитель или представитель HR функции. Он задает формат, слушает, передает слово

Участники: члены одной команды (количество от 2 до 8)

Регулярность: от одного раза в неделю до одного раза в месяц

Ключевые вопросы:

  • Что важного для вас произошло за истекший период?
  • Какое ваше актуальное состояние?
  • Что у вас получается/ что не получается (в рамках работы/ плана развития)?
  • Какая нужна поддержка/ участие?
  • Над чем вы готовы работать в следующий период?

Приветствуется: внимание, эмпатия, поддержка 
Запрещено: критиковать, оценивать, стыдить

Ключевые правила собрания:

  • Продолжительность от 15 до 40 минут
  • Высказывается/ делится каждый, кто хочет
  • Один говорит, другие слушают и не комментируют, не дают советы, не оценивают
  • Время на выступление каждого не более 1-3 минут
  • Только личный опыт, состояние и намерения

Считается, что неформальное собрание прошло хорошо, если в группе участников произошла «перезарядка» батареек, и все ушли наполненными и благодарными группе и участникам.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e54e9bfb501f46d45bad3b2/4-formata-sobranii-cheklist-dlia-rukovoditelei-5f636fdb61cbe322d9dcd066

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.