Цель собрания

Содержание

Собрание персонала: эффективные советы по организации трудового коллектива

Цель собрания

Традиция регулярных собраний персонала – это залог успеха компании. Каждый опытный руководитель знает: организация собраний трудового коллектива нужна не только для отчёта работы, но и для мотивации и эмоционального заряда сотрудников. Подобные встречи держат в тонусе каждого работника и усиливают командный дух.

Многие менеджеры и бизнесмены задаются вопросом: «Как провести эффективное собрание персонала и добиться желанных результатов?». В этой статье Elgreloo.com подготовил для Вас несколько секретных и продуктивных решений, как с помощью коротких регулярных собраний коллектива сделать компанию более успешной.

Прежде чем начать собрание…

Прежде чем собирать всех за круглым столом, подумайте, о чём бы Вы хотели побеседовать в первую очередь? Какие проекты нуждаются во внимании? Есть ли среди них дедлайны? Что конкретно надо изменить в работе компании? Как проработать новые стратегии успеха?

Вы должны иметь конкретную цель и план действий. задача – проинформировать сотрудников о новостях фирмы, вдохновить и мотивировать каждого, прийти к консенсусу решения важных заданий.

Три положительных аспекта коллективных собраний:

  • во-первых, руководители берут на себя ответственность за область собственной деятельности и работают продуктивнее;
  • во-вторых, каждый член персонала заряжается энергией, позитивом и нацеливается на достижение хороших результатов;
  • в-третьих, сотрудники обмениваются личным опытом, поддерживают и помогают друг другу, укрепляют командный дух, эффективно развиваются.

Правило №1. Регулярность и тематика каждого собрания

Некоторые компании подразумевают под собранием персонала пустую трату времени и абсолютно ничего из него не выносят. Всё по тому, что встречи нерегулярны! Когда руководители делают собрание традицией – выбирают определённый день недели и чёткое время – результаты очевидны.

Положительным моментом есть опорная тема для встречи. Желательно оповещать о ней в корпоративном чате, либо прописывать на общей доске в офисе, чтобы каждый сотрудник мог продумать и осмыслить собственный подход к данному вопросу до момента собрания.

Временами, стоит проводить спонтанные собрания. Если появляется проблема, которую стоит решить срочно, лучше думать командой. Как говориться, одна голова – хорошо, а две…

Правило №2. Важные задачи и оптимальные решения

Любое собрание следует начинать с обсуждения проблем, которые на протяжении недели коснулись каждого сотрудника компании и с помощью чего он решил задачу.

Зачастую, руководитель, в силу своей ответственности, проблемные моменты решает сам.

Когда появляется совместное обсуждения минусов работы компании, решение этих же минусов автоматически становятся коллективными, что очень позитивно сказывается на дальнейших результатах фирмы.

Правило №3. Делайте акцент на достижениях команды

Когда Вы поделились друг с другом трудностями и обсудили, как выходить из сложных ситуаций, зарядите коллектив оглашением успехов компании или персональных сотрудников.

Кто-то из персонала написал отличный отчёт? Коллега провёл успешную конференцию? Работник получил профессиональную награду, диплом или сертификат? Почему бы не похвалить достижение члена команды? Ведь это весьма влияет на общий результат и двигает компанию к прогрессу.

Не стесняйтесь хвалить и мотивировать сотрудников, поощряйте даже самые маленькие их победы. Поверьте, Вы получите гарантированную отдачу в работе в минимальные сроки.

Правило №4. Никогда не ругайте при всех

Ругать за серьёзные ошибки или неудаче лучше тет-а-тет. В первую очередь, уважайте каждого своего подопечного, как личность. Вам вряд ли было бы приятно слушать подобное на глазах у всего трудового коллектива.

Когда выражаете собственное недовольство, будьте спокойны, конкретны и вежливы. Самая мелкая грубость перечёркивает ваш авторитет и снижает уровень профессионализма. Соблюдайте дипломатичность, знайте себе цену.

По статистике, успеха добиваются именно те компании, руководители которых сумели установить доброжелательных контакт с персоналом. Главным правилом организаторов есть: «Каждый рабочий для меня коллега и партнёр, а не подчинённый».

Правило №5. Совместно стройте планы на будущую неделю

Когда плохое и хорошее разобрано по косточкам, можно приступать до оглашения планов на неделю. Это могут быть новые акции или предложения для клиентов, актуальные правила компании, оглашения повышений в должности, объявления выходных или праздничных дней, знакомство персонала с новыми сотрудниками.

Дружескую атмосферу превозносят корпоративные мероприятия. Будет чудесно, если к традиции еженедельных деловых собраний добавится традиция совместного отдыха, где ребята смогут спокойно пообщаться между собой. К примеру, сходите в боулинг или на трансляцию футбольного матча.

Правило №6. Собрание обязательно проходит в полном составе

Полный состав персонала на собрании так же важен, как время и закреплённый день недели. Подумайте, если один пазл потерялся, большая картина с мелких частиц утратит целостный и единый вид. Команда подразумевает сплочённость и осознание собственной важности каждого работника, независимо от занимаемой им должности.

Правило №7. Никакой воды, пустой траты времени, скуки!

Организаторам следует помнить: будете много говорить, говорить, говорить… половина аудитории уснёт. Ваша речь не должна быть длинной и занудной.

Развивайте ораторские способности, учитесь логически изменять интонацию, делать паузы и играться голосом. Умение сосредоточить внимание публики взглядом, жестом, удачной шуткой – превосходный двигатель любого мероприятия.

Когда Вы говорите по сути, при этом грамотной речью и спокойным низким тембром – никто не пропустит ни единого сказанного слова.

Несколько полезных упражнений для развития ораторских способностей:

  1. Выучите несколько забавных скороговорок и разогревайте артикуляционный аппарат перед важными встречами, конференциями, мастер-класcами, собраниями.
  2. Читайте вслух. Ежедневно. Хотя бы по странице или любимом стихотворении. Учите поэзию на память. Это поможет развить дикцию и умение держать ритм.
  3. Разогревайте связки с помощью музыкальных упражнений. Найдите обучающее видео и пользуйтесь полезными умениями каждый раз, когда вам предстоят длинные важные переговоры.
  4. Говорите перед зеркалом. Улыбайтесь себе. Развитие обаяния пойдёт на пользу не только в бизнесе, но и в личной жизни.
  5. Копируйте известных ораторов. Следите за их жестами и мимикой.

Полезный совет: перед собранием съешьте кислую конфету или ломтик лимона. Это возбудит Ваши вкусовые рецепторы и не даст горлу пересохнуть из-за волнения. Всегда имейте при себе стакан воды.

В заключении

Как говорил Л. Рон Хаббард в статье «Еженедельные собрания персонала»: «Цель собраний персонала заключается в том, чтобы скоординировать последующие действия и выработать у команды дух взаимного сотрудничества». Проводите собрания на одном дыхании и будьте успешны, благодаря советам от Elgreloo.com!

Источник: https://elgreloo.com/rabota-ikarera/kak-provesti-effektivnoe-sobranie-personala

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний

Цель собрания

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. 

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании. 

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа: 

Плановые:

  • 5- или 20-минутные планерки. Проводятся каждый день с утра. Руководитель распределяет задачи, обсуждает с сотрудниками результаты проделанной работы.
  • Совещания. Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы, разработать новое предложение. Работники заранее знают время и тему. 

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

  1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

  1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. 

  1. Никто не готовился к собранию. 

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

  1. Собрание без плана и цели. 

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. 

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Принципы эффективных совещаний 

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. 

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний 

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

  1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания. 
  2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих. 
  3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло. 
  4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:
  • вступление;
  • цели и задачи;
  • общие вопросы;
  • общие результаты работы;
  • выступления сотрудников;
  • анализ результатов и подведение итогов.
  1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

  1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
  2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. 

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

  • Замечайте трудолюбивых сотрудников. 

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

  • Отмечайте достоинства сотрудников. 

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

  • время собрания;
  • перечень задач;
  • список исполнителей;
  • сроки выполнения заданий;
  • подписи участников совещания.

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. 

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

  • Страх перед сложной проблемой.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи. 

  • Обсуждение одного вопроса слишком затянулось.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. 

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. 

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

  • роли заранее распределены;
  • тема собрания неизменна;
  • встреча проходит в одно и то же время.

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

  • обучение главных менеджеров;
  • решение проблем при поиске новых сотрудников;
  • достижения отдела;
  • дальнейшее развитие отдела.

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Покажет, какая реклама приносит звонки, а какая просто тратит бюджет

  • Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
  • Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
  • Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
  • Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
  • Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/kak-provodit-soveshhaniya-instrukcziya-dlya-effektivnogo-provedeniya-soveshhanij/

Как сделать рабочие собрания продуктивными

Цель собрания

Современные инструменты и практики

Работу компании сложно представить без собраний и совещаний. Считается, что такой вид взаимодействия позволяет:

  • предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию
  • оперативно решать текущие задачи проекта
  • мотивировать персонал на достижение результатов
  • формировать развивающую среду в коллективе

Однако насколько это утверждение соответствует действительности?

Согласно данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% – занимаются другой работой. И значит, время тратится впустую.

Чем заменить неэффективные совещания?

Низкая вовлеченность персонала в работу во время собраний – не повод отказаться от них полностью, но повод – пересмотреть подход к организации и проведению. Начать стоит с определения целей.

Чаще всего собрания проводят для информирования персонала, оперативного обсуждения текущих вопросов или совместного поиска решений рабочих задач.

Решите, необходимо ли приглашать персонал на совещание, задав один вопрос: смогут сотрудники выполнить возложенные на них задачи без собрания? Если ответ положительный, смело заменяйте собрание другим видом коммуникаций.

Важную для сотрудников информацию или отчет по проекту эффективней опубликовать на корпоративном портале. А для обсуждения вопросов, не требующих немедленного решения, удобно организовать чат в реальном времени. Тогда сотрудники смогут участвовать в беседе без отрыва от работы.

Что делать, если без собрания не обойтись? Проведите простое продуктивное собрание. Оно заканчивается всегда по графику или чуть раньше, а участники успевают решить все заявленные вопросы.

7 правил простого продуктивного собрания

  • Составьте четкий план. Вам он поможет строго следовать заявленной теме и контролировать дискуссию. А сотрудники покинут совещание с ясными инструкциями для выполнения своих задач
  • Опубликуйте повестку и документы для ознакомления. Так все участники заранее узнают, какие вопросы будут рассматриваться и каких результатов от них ожидают.
  • Предварительно обсудите мелкие вопросы, а на собрании сосредоточьтесь на главной теме. Это позволит сократить длительность совещания, повысить его плодотворность. Сотрудники же, увидев, что время потрачено не напрасно, охотнее примут участие в следующем собрании.
  • Ограничьте время докладов. Слишком длинный монолог утомляет слушателя. А вот короткое выступление позволяет четко и ясно донести всю информацию
  • Дополните доклады красочными презентациями, ведь человеческий мозг запоминает визуальную информацию намного лучше, чем звуковую.
  • Предоставьте возможность высказаться всем заинтересованным сторонам, уделяйте внимание чужим аргументам, чтобы повысить ответственность и мотивацию сотрудников. Но не позволяйте выступающим уходить в сторону от обозначенной темы.
  • Фиксируйте решения, ведите записи и после собрания опубликуйте протокол, чтобы закрепить результат.

Собрания онлайн: вызовы и возможности

Подготовка и организация простого продуктивного собрания выглядит не так уж просто. Вот одна из причин, по которой традиционную форму совещаний “лицом к лицу” все чаще заменяют онлайн-собраниями.

Качественные решения для трансляции содержат инструменты, способные значительно упростить подготовку: чат для предварительного обсуждения, возможность пригласить участников одним кликом, подключение удаленных коллег, автоматические напоминания, демонстрация презентаций, запись и ее рассылка.

Но вместе с возможностями онлайн-собрания накладывают на организатора дополнительную ответственность. Вот ряд аспектов, которым нужно уделить внимание при подготовке:

  • Надежность и совместимость. Проблемы с подключением не должны повлиять на время начала или ход собрания. Следует выбрать решение, которым смогут воспользоваться все участники вне зависимости от устройства и установленного на нем ПО.
  • Визуализация и данные. Возможность демонстрировать презентацию, делиться документами или изображением своего экрана – обязательное условие совещаний онлайн.
  • Документирование. Чтобы сотрудники могли в любое время освежить в памяти ту или иную часть совещания, полезно полностью записать всю беседу и сделать запись доступной для участников.
  • Конфиденциальность. Поскольку во время онлайн-собрания сотрудники обсуждают важные рабочие вопросы, делятся документацией и прочими материалами, очень важно предотвратить утечку или несанкционированный доступ к такой информации.

Эффективное онлайн-собрание

Давайте рассмотрим несколько сценариев использования онлайн-инструментов для проведения совещаний на примере Microsoft Teams.

Проведение запланированного собрания

В рамках проекта необходимо регулярно обмениваться результатами работы и решать текущие проблемы.

Менеджер проекта заранее планирует собрание в Teams, указывая тему, время начала и окончания и дополнительные подробности. Затем добавляет участников, которые автоматически получат приглашения.

Microsoft Teams показывает список “временных окон”, когда свободны все приглашенные, чтобы организатору было проще подобрать удобное для всех время. Сотрудники могут подтвердить участие или отклонить приглашение.

Есть возможность пересогласовать время.

Собрание в определенном канале доступно всем членам команды. Публикация о нем появляется в ленте. Именно там можно делиться файлами, обсуждать повестку и задавать вопросы организатору до, во время и после собрания.

Клиенты или партнеры могут получить доступ к собранию по специальной ссылке, и присоединиться к беседе через любой популярный браузер. Мобильные сотрудники подключаются к трансляции с помощью смартфона или планшета.

Во время собрания каждый выступающий имеет возможность продемонстрировать документы, презентации, отчеты или свой рабочий стол. Для вопросов и замечаний, возникающих во время выступления, предусмотрен чат. Решения собрания фиксируются в режиме реального времени в заметках.

После завершения собрания его протокол в виде Web-документа и запись автоматически публикуются в общей группе и доступны всем участникам канала.

Проведение оперативных совещаний

Бывают ситуации, когда во время письменного общения возникает необходимость быстро решить вопрос. Microsoft Teams позволяет за пару кликов перейти от письменного обсуждения в ленте к видеозвонку и обсудить проблему с участниками беседы лицом к лицу.

Индикатор статуса пользователя показывает доступен ли он в текущий момент для общения. В режиме оперативного совещания участники беседы могут использовать все функции собрания Microsoft Teams, включая чат, заметки, запись и демонстрацию файлов.

Проведение мозгового штурма с использованием оборудования Microsoft Surface Hub

Интерактивные панели в переговорной прекрасно подходят для проведения современных совещаний.

  • Выступающему, помимо демонстрации презентации, доступна возможность делать пометки на слайдах или рисовать в режиме «белой доски» для улучшения восприятия информации слушателями.
  • Участники во время доклада могут задавать вопросы или вносить замечания, используя смартфоны.
  • К совещанию подключаются и принимают полноценное участие в обсуждении удаленные сотрудники, партнеры и контрагенты.
  • При использовании широкополосного микрофона собрание может быть записано и опубликовано вместе с материалами.

Имеются вспомогательные инструменты, улучшающие взаимодействие и повышающие вовлеченность участников в обсуждение:

  • майнд-карты, рисование в OneNote для мозгового штурма
  • предоставление гостевого доступа партнерам и клиентам
  • транскрибирование и перевод в реальном времени для участников команды, говорящих на другом языке

Подведем итог

Определите, нужно ли проводить совещание или можно решить вопрос в группе. Если же без собрания не обойтись, составьте четкий план, говорите строго по делу и используйте функционал Microsoft Teams для продуктивного обсуждения:

  • планирование
  • предварительная публикация повестки и документов
  • предобсуждение в ленте
  • проведение совещания онлайн
  • демонстрация презентаций и отчетов
  • фиксация решений
  • публикация протокола
  • публикация записи

Грамотно организованное собрание способно улучшить результаты бизнеса. И с правильной технологией для этого не потребуется много времени и денег.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bade4bbd9cae500aebee174/kak-sdelat-rabochie-sobraniia-produktivnymi--5bade5afd2f91e00ade25003

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Цель собрания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Собрания, подведение итогов, планирование и контроль — CMS Magazine

Цель собрания

В предыдущих главах мы поговорили о ключевых аспектах, на которые нужно обратить внимание, выстраивая бизнес на конвейере. Стремление к их выполнению сделает вас самостоятельнее, сильнее и увереннее конкурентов.

Теперь пришло время поговорить о таких вопросах, как собрания и совещания. Они играют очень важную роль, так как помогают руководителю постоянно держать бизнес на контроле и быстрее идти к цели.

Я расскажу только про регулярные собрания, которые проводит руководитель. Рабочие встречи рассматривать не будем.

Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%.

Создать конкурс →

Какие нужны собрания и зачем их проводить

Мы проводим собрания трех видов: а) оперативные совещания отделов для контроля движения к результату и принятия решений; б) общее мотивационное собрание для информирования коллектива о новостях, достижениях, целях; в) мозговые штурмы для генерации идей роста и понимания слабых мест. В более крупных компаниях проводят еще бюджетные и финансовые комитеты, но нам это пока не требуется.

Оперативные собрания — это в первую очередь инструмент работы с людьми. Руководителю нужно чувствовать людей, их настрой, понимать, кто может спланировать действие, придумать идею, а кто — привести команду к результату.

Время на подготовку к совещанию и время на анализ его результатов — это те моменты, когда можно и нужно подумать о тактике и принять решения.

Ставка на правильного человека и его мотивация — это самое главное, что может сделать руководитель.

Планируя оперативные ежемесячные собрания, я руководствуюсь следующей логикой: нам нужны заявки, потом продажи, потом исполнение контрактов, потом поддержка. Значит, нужны следующие совещания:

  • Совещание отдела продаж. Проводится за неделю до окончания месяца. Цель совещания — оценка состояния воронки продаж на предстоящий месяц и квартал. Согласно нашей конверсии (30 %), воронка потенциальных сделок, которые могут «срастись» в предстоящем месяце, должна быть в три раза больше воронки продаж. Вероятный объем сделок хорошо виден из соответствующего отчета CRM.

    Если объема сделок недостаточно, срочно формируем план, где и кто их добудет. Смотрим не только предстоящий месяц, но и на два месяца вперед. Если у вас есть абонентские услуги, обязательно контролировать объем предстоящих абонентских платежей. Может так получиться, что разовых платежей продали достаточно, чтобы покрыть план, а про абонентские забыли.

    Участники: директор, маркетолог, руководитель отдела продаж.

  • Совещание отдела маркетинга. Проводится за два-три дня до окончания месяца. Цели совещания — постановка цели по лидам на месяц, обсуждение отчета маркетолога по результатам прошедшего месяца, оценка проверяемых гипотез по лидогенерации, формирование новых гипотез.

    Определяем каналы, которые задействуем, подтверждаем и распределяем бюджет. Если вы не контролируете каналы поступления заявок — сделайте это хотя бы на уровне опроса клиентов и отметки источника в CRM. Участники: директор, маркетолог, исполнители, руководитель отдела продаж.

  • Совещание менеджеров групп проводится среди менеджеров производства сайтов, продвижения, рекламы, поддержки и других групп, которые отвечают за реализацию подписанных с клиентами договоров.

    Цели — подвести итоги прошедшего месяца, наметить планы на предстоящий, утвердить сотрудников для премирования и депремирования, обсудить идеи развития, наметить проектные задачи.

    Но самое главное — почувствовать людей, понять, что важно для них сейчас, что будет их мотивировать сделать план месяца.

  • Совещание руководителей отделов. Такое собрание проводится в первую рабочую неделю месяца и носит скорее декларативный, чем совещательный характер.

    Цели — донести до руководителей результаты анализа работы отделов, поставить задачи и получить обратную связь.

    Важно провести это собрание в начале первой рабочей недели месяца, чтобы в конце недели успеть провести общее собрание сотрудников (о нем дальше поговорим).

Все оперативные собрания проходят примерно по одному и тому же алгоритму: подготовка, определение состава, выбор секретаря (ведет протокол и контролирует исполнение), проходим по повестке (ключевые вопросы, которые нужно решить), выслушиваем отчет каждого за месяц, принимаем решения по вопросам, фиксируем протокол, вопросы от участников другим участникам, расходимся. Очень важно контролировать время, не уходить на смежные вопросы (а если появляются — выносить их на парковочный лист и обсуждать отдельно), контролировать эмоциональный настрой группы, вести протокол в реальном времени на экране, который видят все. Не критиковать, а поощрять предложения.

Общее ежемесячное итоговое собрание

Общее собрание в WebCanape — целый ритуал. Оно длится примерно 40-60 минут. Первое и самое важное, наверное, для меня — это возможность напомнить всем, для чего мы работаем. Работа на массовом рынке, на потоке всегда может превратиться в рутину, даже при решении таких непростых бизнес-задач, как создание сайтов и продвижение.

Очень важно напоминать команде: «Каждый день мы работаем, чтобы наши клиенты создавали и растили свой бизнес, делая счастливыми, в свою очередь, своих клиентов; более двух тысяч предпринимателей развили свой бизнес благодаря нам». Объясняйте миссию компании простыми словами, объясняйте, почему вы работаете и делаете это именно так.

Для новичков понимание миссии просто необходимо, а для бывалых будет не лишним о ней вспомнить.

Не менее важной задачей общего собрания является рассказ о новых сотрудниках. Их нужно представить команде, поприветствовать. Очень важно работать с эмоциями новичков. Ведь именно с этим они пойдут домой, будут делиться с родственниками, друзьями.

Кроме этого, мы рассказываем про повышение сотрудников: кто на какую позицию перешел, где вырос по матрице компетенций и пр. Лучшим сотрудникам месяца мы дарим «звезду», которая выражается в финансовом бонусе, отмечаем, за что она была вручена.

Отдельным блоком мы рассказываем про самые интересные реализованные проекты прошедшего месяца, состав команды их разработки. Объясняем, в чем были особенности проектов, почему их воплощением можно и нужно гордиться.

Мы всегда рассказываем про финансовые итоги: где мы перевыполнили показатели, где отстаем. Объясняем планы на следующий месяц и что необходимо сделать для их выполнения. К моменту проведения собрания уже намечены цели отделов, и мы их озвучиваем, поясняя, для чего что делается. Руководители отделов учатся выступать публично и сами презентуют свои результаты.

Был период, когда мы отменили общие собрания. В ответ получили негативную реакцию от коллектива, расшатывание корпоративной культуры, расслоение по отделам, возникновение местечковых групп со своими локальными интересами. Собрание быстро вернули и проводим каждый месяц.

После собрания презентация рассылается всем сотрудникам и сохраняется в корпоративный архив. Потом нам это понадобится для планирования следующего года и сравнения, что было в прошлом году в этот месяц.

Пример презентации с общего собрания сотрудников WebCanape доступен в онлайн-курсе «Диджитал-агентство на конвейере».

Ежегодное финансовое и стратегическое планирование

Стратегическое планирование мы начинаем в начале декабря с индивидуальных встреч управляющей команды. Я собираю ключевую команду и спрашиваю, сколько они хотят зарабатывать в следующем году. Это простой и очень нужный вопрос.

Собрав ответы, я могу легко посчитать финансовый план, на который нужно выйти, чтобы обеспечить ожидания команды. Этот план придумал не я, его придумала команда, и она понимает: чтобы финансовые ожидания реализовались — нужно реализовать план.

Он не появляется сам по себе, он появляется из ожиданий команды.

Следующим этапом в первой половине декабря мы собираемся, чтобы понять, насколько реальные получились цифры и как их сделать. Определяем стратегию.

Команда выносит предложения по корректировке плана: вносим индексацию зарплат сотрудников, инвестиции в улучшение условий работы, инфраструктуры и пр. Но пока все это грубые прикидки.

Впереди еще большая работа по получению точных цифр для утверждения финансового плана на следующий год.

После того как предварительный финансовый план намечен, руководители групп планируют комплекс мероприятий по его достижению, готовят отчеты, презентации и защищают его на ежегодном финансовом комитете. По каждому отделу утверждаются расходные и доходные части.

На выходе получаем с 95-процентной готовностью финансовый план, составленный руководителями направлений, утвержденный управляющей командой. Фактически это бизнес-план, который мы обсуждали в первой главе, спланированный управляющей командой на следующий год.

Общие цифры презентуются на общем годовом собрании с пояснениями, организационными изменениями, фокусными направлениями и проектами.

Из того, что важно

Деньги и люди любят регулярность. Заранее определитесь, когда и какие совещания вы будете проводить, поставьте их в календарь, пусть люди о них знают и к ним заранее готовятся.

Далеко не все любят стихийность, для большинства это стресс. Но не стоит и фанатично относиться к жесткой повторяемости. Это нормально, если периодически будут меняться поводы для собраний, формат проведения и пр.

Люди растут, бизнес меняется.

Публичность и открытость очень важны. Все, что вы не озвучите публично, будет обсуждаться в «курилках» — в интерпретации, на которую вы никак не сможете повлиять. Дайте всем однозначные ответы на острые вопросы (если вам кажется, что они висят в воздухе) и объясните, что за любым вопросом нужно идти к первоисточнику, а не разносить сплетни.

В остальном импровизируйте. Все, что вы делаете для дела, будет воспринято хорошо, и люди будут вам верить.

Предыдущие главы книги

  1. Зачем нужен бизнес-план, когда он не сбывается?

  2. Команда, которая станет фундаментом устойчивого бизнеса

  3. Теперь мы продаем не услуги, а продукты

  4. Как построить отдел продаж, который выполняет план?

  5. Автоматизация отдела продаж, или Один менеджер на 120 заявок

  6. Производство на конвейере — гарантия сроков и качества

  7. Как каждый день становиться круче? Процесс непрерывного улучшения

  8. Как перестать зависеть от человеческого фактора в управлении

  9. Последняя миля, или Сдача готового продукта клиенту

  10. Сколько стоят неуспешные проекты для агентства?

  11. Показатели эффективности студии, которые нужно контролировать

  12. Служба поддержки должна зарабатывать

  13. Организация работы отдела продвижения и рекламы

  14. Система роста, обучения, аттестации и мотивации персонала

  15. Какие выбрать KPI, чтобы руководители работали эффективно?

  16. Существует ли регламент работы руководителя агентства?

Источник: https://CMSmagazine.ru/journal/items-meetings-debriefing-planning-and-versight/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.